چند راهکار برای ایجاد حس واقعی جلسه  در  کنفرانس های از راه دور (مجازی)

همه ما تجربه شرکت در جلسات بی ثمر را داشته ایم . جلساتی که بی نظم ،بدون دستور کار و بی نتیجه با حضار زیادی تشکیل شده است و در نهایت تنها حسی که باقی می ماند "حس تلف شدن یک روز از زندگی است " . برای جلساتی که به صورت تلفنی یا ویدیویی و از راه دور انجام می شود این وضعیت به مراتب بدتر است .

امروزه راهکارهای زیادی برای مثمرثمر شدن جلسات ارائه شده است و در خصوص آن فرهنگ سازی های زیادی انجام می شود . اما در خصوص جلسات از راه دور (کنفرانسهای تلفنی یا ویدیویی) چه کنیم ؟ اصلا آیا این جلسات به این شکل ضرورتی دارد ؟

 MITEL TEAMWORK[/caption]

با توجه به تحولات دیجیتالی عصر امروز و گستردگی کسب و کارها ، رویکرد دورکاری بسیار مورد توجه و جدی می باشد . به طور مثال شما برای فروش و خدمات خود در یک کشور دیگر نیازمند مدیر فروشی از آن کشور هستید . پر واضح است امکان حضور دایمی چنین مدیری در محل شرکت شما بسیار هزینه بر و حتی دسترسی های حضوری فوری گاها  غیرممکن است . این درحالی است که در دنیای پر رقابت امروز شما نیازمند کسب اطلاعات و بازخورد لحظه ای از وضعیت بازار و مشتریان خود هستید . لذا کیفیت ارتباطات از راه دور بسیار حائز اهمیت می باشند .

لذا برای ایجاد حس ارزشمندی و ارتباط موثر در کارمندانی که از راه دور در جلسات شما شرکت می کنند بایستی تکهیداتی بیاندیشید . در اینجا به 16 راهکار اشاره خواهیم کرد . این راهکارها در راستای حس تعهد و عملکرد موثر در حضور در جلسات از راه دور می باشد .

• ابزارهای مناسب ارتباط از راه دور را فراهم نمائید .

مهمترین نکته در اینگونه ارتباطات داشتن ابزار مناسب برای برقراری ارتباط می باشد . امروزه همه افراد از تلفنهای هوشمند تبلت ، لپتاپ و یا وسایل مشابه هوشمند همراه استفاده می کنند . امروزه راهکارهای مبتنی بر ابر بهترین انتخاب از نظر دسترسی،امنیت و پایداری می باشند . هر برندی نرم افزارهای کاربردی محصول خود را برای نصب روی گوشی های هوشمند و کامپیوتر ارائه نموده است . به طور مثال راهکار MiCloud Connect  شرکت مایتل که یک ارتباط موثر را به سادگی برقرار می کند .

• از برقراری ارتباط پایدار و ایمن اطمینان کسب کنید .

هیچ چیزی بدتر از کیفیت بد صدا و تصویر در یک ارتباط نمی تواند باشد . زمانی که شما با کیفیت مناسبی صدای طرف مقابل را نشنوید یا ارتباط شما دائما در حال قطع و وصل باشد تمرکز شما کاملا به هم خواهد ریخت . امروزه استفاده از تکنولوژی های VoIP با راهکارهای امنیتی و پایداری بالا قابل پیاده سازی می باشد . استفاده از کدکهای مناسب و ابزارهای رمزنگاری ،کیفیت و امنیت تماس صوتی یا تصویری شما را تضمین می کند .

• تهیه یک دستورکار جلسه شفاف

بیشتر اوقات سردرگمی حضار جلسات در خصوص موضوعات احتمالی قابل بحث منجر به غیر مثمر ثمر بودن آن جلسه می شود . لذا داشتن یک دستور کار واضح قبل از حضور در جلسه به افراد کمک می کند تا اطلاعات مورد نیاز را تهیه و با آمادگی در جلسه حضور داشته باشند . امروزه تکنولوژی این امکان را فراهم نموده است تا توسط نرم افزارهای حرفه ای Unified Communication  اقدام به ثبت دستور کار و ارسال به مخاطبین جلسه نمود .

• انتخاب زمان مناسب

با توجه به اینکه شرکت کنندگان در جلسه ممکن است در مکان های جغرافیایی مختلف واقع باشند و از ننظر زمانی با یکدیگر اختلاف داشته باشند لذا انتخاب زمان مناسب و بهینه یکی از وظایف اصلی مدیر جلسه می باشد .

• انتظار خودتان را از حضار در دستور کار جلسه به صورت شفاف بیان کنید .

مدیر جلسه بایستی ضمن مشخص کردن دستور جلسه ،انتظار خود را از افراد شرکت کننده برای تهیه اطلاعات لازم در آن خصوص مشخص نمائید . این حس باید به گونه ای باشد که افراد حس تعهد نسبت به روشن کردن وضعیت کار مشخص شده در جلسه داشته باشند .

• افراد مناسب را در جلسه دعوت نمائید .

حضور افراد با مسئولیت بی ربط نسبت به دستورکار آن جلسه و یا انتخاب تعداد زیاد شرکت کنندگان دو عاملی است که منجر به بی نظمی جلسه می شود. طبق تحقیقات دانشگاه استفورد ، بهترین جلسات با حضور 5 یا 6 نفر و حداکثر 10 نفر برگزار می گردد .

• قوانین جلسه را تبیین و قبل از برگزاری به شرکت کنندگان ابلاغ نمائید .

با توجه به اینکه در جلسات از راه دور ممکن است بی نظمی در صحبت کردن افراد صورت گیرد برای جلوگیری از این موضوع قوانینی وضع می گردد . به طور مثال معمولا یک مدیر جلسه سخن را آغاز می کند و به ترتیب مشخص می کند در خصوص هر موضوع چه کسی باید سخن بگوید و اگر کسی نیاز داشت تا اطلاعاتی را خارج از وقت خود مطرح نماید طبق اصول مشخص شده وارد مذاکره خواهد شد . در بسیاری از نرم افزارهای کاربردی که برای جلسات غیر حضوری استفاده می شوند آیکن ها و امکاناتی برای مدیریت این موضوع وجود دارد .

• جلسه را با معرفی افراد آغاز نمائید .

یک نکته بسیار مهم در شروع جلسه ،معرفی افراد با نام و سمت آنها می باشد . در این خصوص همه شرکت کنندگان متوجه علت حضور هر فرد مطابق با دستور کار جلسه خواهند شد . در جلساتی که به صورت ویدیویی برگزار می شود همه حضار بایستی حضور تصویری داشته باشند .

• از افراد برای شرکت در جلسه رسما دعوت کنید .

یک نکته برای ایجاد حس تعهد افراد در شرکت در جلسات ، دعوت از آنها به صورت رسمی می باشد . مزیت دیگر این کار ، مشخص شدن افراد توسط مدیر جلسه برای جلوگیری از فراموش شدن یا حضور افراد نامناسب می باشد . استفاده از راهکارهای تحت وب مانند MiCloud Connect  مایتل با فراهم آوردن محیط کاربری مناسب  این کار را برای مدیر جلسه بسیار راحت کرده است .

• مدت زمان سخن گفتن را مدیریت نمائید .

یکی از مواردی که باعث بی نظمی جلسات می شود عدم مدیریت مدت زمان بحث کردن بر سر موضوعات دستورکار جلسه است . در جلسات از راه دور این مساله حادتر خواهید بود . بهتر است در این خصوص قوانینی مطرح شده باشد و در عین حال مدیر جلسه در دستورکار جلسه زمان حدودی را برای مدت زمان سخن گفتن ذکر کرده و خود نیز در طول مدت جلسه به مدیریت آن بپردازد.

• شفاف و واضح سخن بگویید .

در مذاکرات رو در رو افراد اطلاعات زیادی را از زبان بدن گرفته تا احساسات از یکدیگر دریافت می نمایند . اما این مساله برای ارتباطات از راه دور شکل دیگری دارد . برای مثمرثمر بودن این نوع جلسات توصیه می شود افراد به صورت شمرده و با صدای بلند و شفاف صحبت کنند . البته بایستی این نکته را در نظر بگیرید که صدای بلند شما نباید حس تدافعی برای افراد دیگر جلسه ایجاد نماید . همچنین بایستی مدیر جلسه مطمئن گردد که همه افراد در حال پیگیری سخن فرد سخنگو هستند .

• امکان به تصویر درآوردن اطلاعات را فراهم نمائید .

تاثیر اطلاعاتی که به صورت گرافیکی و تصویری به نمایش گذاشته می شوند بسیار بالاتر از سخن گفتن در آن خصوص است . در این راستا راهکارهایی برای به اشتراک گذاری صفحه دسکتاپ و یا فایلهای مورد نظر اندیشیده شده است . به طور مثال راهکارهای ارتباطی مایتل این امکان را به راحتی فراهم آورده اند .

• بعد از هر موضوع از افراد بازخورد بگیرید .

برای جلساتی که افراد حضور فیزیکی ندارند گاهی پرش ذهنی پیش می آید ! به این معنی که افراد از گوش دادن خسته شده و یا به دلایل مختلف مطلب را دنبال نمی کنند . لذا لازم است تا در پایان هر موضوع از افراد مسئول نسبت به آن بازخورد گرفته شود . اینگونه افراد هم می دانند که بایستی با تمرکز بیشتری در جلسات حاضر باشند .

• همکاری در مدیریت جلسات به صورت گردشی تعریف کنید .

برای فعال بودن بیشتر افراد در جلسه مسئولیت هایب مختلف را مانند مدیریت زمان سخن گفتن و یا پیگیری مفاد دستورکار جلسه به افراد داده شود تا در کنار مدیر جلسه فعالیت نمایند . این امر به مدیر جلسه کمک می کند تا تمرکز خود را بر روی محتوای جلسه معطوف دارد .

• یک محیط اطلاعاتی مشترک تهیه نمائید .

در پایان هر جلسه افراد حاضر متناسب با مسئولیتی که برای حل مفاد دستورکار دارند بایستی به اطلاعات و پیشرفت موارد دیگر دسترسی داشته باشند . لذا داشتن یک محیط کاری مشترک کمک می کند تا اطلاعات و پیشرفت کار برای همه افراد به اشتراک گذاشته شود . مایتل راهکارهایی در این خصوص دارد به طور مثال Cloud business phone system  مکانی برای تخصیص افراد به یک محیط کاری فراهم می آورد که در این مکان ذخیره و به اشتراک گذاری انواع فایلها و اسناد وجود دارد .

• جلسه را ضبط و ذخیره نمائید .

گاهی افراد با مسایل غیر قابل پیش بینی مواجه شده و امکان حضور در جلسه را نخواهند داشت . لذا ضبط و ذخیره جلسات به افراد امکان می دهد تا از محتوای جلسه به طور دقیق مطلع شود . راهکار cloud-hosted communications  و collaborative workspace  این امکان را به راحتی فراهم نموده است .